Optimalisatie ICT contracten

Optimalisatie ICT Contracten
 
Situatie
Na vier fusies in 3 jaar tijd stond deze instelling op gebied van Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) voor de uitdaging om structuur te brengen in haar ICT kosten en contracten. Door de snelle opvolging van fusies was er onvoldoende tijd en gelegenheid om organisaties, processen en contracten op elkaar af te stemmen, terwijl er wel toenemende druk was op kostenbeheersing en kostenverlaging.
 
Opdracht
Analyseer de ICT kosten ter hoogte van € 16 miljoen op jaarbasis. Stel een volledig contractregister op. Realiseer dat overbodige contracten beëindigd worden en optimaliseer contracten daar waar mogelijk door samenvoeging en heronderhandeling. Signaleer toekomstige besparingsmogelijkheden en vertaal deze in een projectenkalender.
 
Aanpak en resultaat
Aan de hand van factuuranalyse is een overzicht gegenereerd van alle contractuele verplichtingen van de organisatie op ICT gebied. Door middel van netwerkmetingen en interviews met interne klanten is vastgesteld welke contracten niet meer gebruikt worden en zijn contracten opgezegd. Door optimalisatie en heronderhandeling met leveranciers zijn bestaande benodigde contracten tegen betere condities verlengd. In 3 maanden tijd is een besparing gerealiseerd van ruim € 600.000,-. Er is een up-to-date contractenregister opgesteld waardoor er inzicht is in de financiële verplichtingen. Tot slot is er een projectplanning opgeleverd waardoor additionele besparingen gepland zijn voor de toekomst.