Aanbesteding Multifunctionals

Situatie

De organisatie in kwestie heeft 75 stand-alone kopieerapparaten in de organisatie welke tegen de grenzen van de technische en economische levensduur lopen. De totale kosten op jaarbasis bedragen ruim € 225.000,-. De organisatie heeft behoefte aan additionele functionaliteit zoals de mogelijkheid tot scannen en printen in kleur.

Opdracht

Selecteer de leverancier met de economisch meest voordelige oplossing om te voorzien in de door de organisatie gewenste functionaliteit. Houdt hierbij rekening met de flexibiliteit om apparaten bij te plaatsen en te vervangen gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Aanpak en resultaat

Middels interviews met gebruikers en inhoudsdeskundigen van de ICT afdeling is een programma van eisen opgesteld. Om maximaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de concurrerende markt is besloten om op vrijwillige basis openbaar aan te besteden conform de Europese richtlijnen.

Resultaat is een 4 jarige overeenkomst met een éénzijdige optie tot verlenging voor de opdrachtgever waarbij uitbreidingen gedurende de looptijd van de overeenkomst dezelfde vaste einddatum hebben en de organisatie de mogelijkheid heeft om maximaal 10% van het aantal apparaten kosteloos te kunnen inleveren of omruilen. Meer functionaliteit, betere voorwaarden èn een besparing van € 50.000,- op jaarbasis.