Inhuur externe expertise

Situatie

De organisatie maakt op grote schaal gebruik van inhuur van consultants op gebied van management advies, projectmanagement en consultancy op gebied van ICT. Inhuur gebeurt veelal rechtstreeks door de opdrachtgevers, waarbij in veel gevallen wordt gesproken met slechts één aanbieder of persoon, vaak zelfs op voorspraak van ingehuurde consultants. In een jaar tijd is op deze manier ongeveer € 10 miljoen uitgegeven aan de inhuur van externe expertise.

Opdracht

Zorg voor een werkproces waarbij er meer controle is over de kosten en de kwaliteit van inhuur van externe expertise.

Aanpak en resultaat

Inhuur van externe expertise is niet anders dan het inkopen van andere vormen van dienstverlening. Om de juiste kwaliteit tegen de best mogelijke condities te verwerven zou dit ook als inkoopproject aangepakt moeten worden. Er is derhalve een proces ontwikkeld waarbij opdrachtgevers samenwerken met de inkoopafdeling, waarbij een duidelijke scheiding is tussen de inhoudelijke beoordeling en de commerciële aspecten.

De opdrachtgever formuleert de opdrachtomschrijving en levert deze aan bij de inkoopafdeling. Deze schrijft vervolgens een aantal leveranciers aan die de gewenste expertise kunnen leveren. De opdrachtgever beoordeeld de aangeboden kandidaten en voert gesprekken met de voorgesecteerde personen. Hij bepaalt zijn voorkeur en bespreekt met de inkoper de eventuele onderhandelingsbehoefte. De inkoper voert de eventuele onderhandelingen en zorgt voor de contractuele afwikkeling.

Resultaat van deze aanpak is dezelfde of betere kwaliteit (door een bredere keuze), zonder vertraging (doorlooptijd 1 à 2 weken) en betere financiële condities (10 tot 20% besparing).